Jak automatycznie sparować faktury z KSeF z wyciągiem bankowym?
Dowiedz się, jak zaoszczędzić czas, wyeliminować błędy i usprawnić kontrolę płatności w swojej firmie.
Ręczne rozliczanie faktur z KSeF potrafi skutecznie zająć sporą część dnia. Otwierasz system, sprawdzasz faktury, potem logujesz się do banku, przeglądasz wyciąg i próbujesz dopasować, która wpłata dotyczy której faktury. Przy kilkunastu dokumentach to jeszcze do przejścia. Przy kilkudziesięciu – robi się męczące i łatwo o pomyłkę. Na szczęście da się to zrobić znacznie prościej.
Dlaczego ręczne rozliczanie faktur z KSeF jest problematyczne?
Po wejściu KSeF faktury są bardziej uporządkowane, ale problem z ich rozliczaniem nie zniknął. Nadal trzeba:
- Ręcznie sprawdzać, które faktury zostały już opłacone,
- Porównywać kwoty i kontrahentów z wyciągiem bankowym,
- Aktualizować statusy dokumentów,
- Pilnować zaległości.
Im więcej faktur, tym większe ryzyko błędu i tym więcej czasu poświęconego na powtarzalną pracę zamiast na realne zarządzanie firmą.
Jak działa automatyczne parowanie faktur z KSeF?
Proces jest prosty i składa się z kilku kroków:
Pobranie faktur z KSeF
Wystarczy wgrać certyfikat wygenerowany na portalu Ministerstwa Finansów. System pobiera faktury zakupowe i kosztowe bezpośrednio z Krajowego Systemu e-Faktur.
Import wyciągu bankowego
Wgrywasz plik CSV lub Excel z wyciągiem (obsługiwane są m.in. mBank, Erste oraz uniwersalny format Elixir).
Automatyczne dopasowanie
Algorytm porównuje kwoty, dane kontrahentów oraz numery faktur i automatycznie łączy płatności z odpowiednimi dokumentami.
Aktualizacja statusu
Sparowane faktury otrzymują status „zapłacone”. Te, które nie znalazły dopasowania, pozostają do ręcznego sprawdzenia.
W efekcie większość pracy wykonuje się sama.
Co zyskujesz dzięki automatycznemu parowaniu?
- Znacznie mniej ręcznej pracy
- Mniejsze ryzyko pomyłek
- Aktualny podgląd statusu faktur
- Łatwiejszą kontrolę zaległości i wiekowania
- Możliwość szybkiego przygotowania potwierdzeń rozrachunków
To nie jest kolejny program do wystawiania faktur. To narzędzie, które realnie porządkuje finanse po stronie płatności.
Jakie banki i formaty są obsługiwane?
System radzi sobie z najpopularniejszymi rozwiązaniami:
- mBank (import i eksport CSV)
- Erste Bank
- Format Elixir (PKO, Pekao, ING, banki spółdzielcze i inne)
- Własne pliki CSV oraz Excel
Dzięki temu większość firm może zacząć korzystać z automatycznego parowania bez zmiany banku.
Podsumowanie
Automatyczne łączenie faktur z KSeF z wyciągiem bankowym to jeden z najprostszych sposobów, żeby odzyskać czas i mieć lepszą kontrolę nad rozliczeniami. Zamiast ręcznie przeklikiwać dokumenty, możesz skupić się na tym, co naprawdę ważne w firmie.
Chcesz zobaczyć, jak to działa w praktyce?
Sprawdź narzędzie na ksefdobanku.eu – dostęp od 49 zł, bez automatycznego odnawiania i ukrytych opłat.